Apotti vastaa

Helsingin sosiaali- ja terveyslautakuntien vaatimat lisäselvitykset Apotti-hankkeesta on nyt tehty. Sosiaalilautakunta kokoontuu käsittelemään asiaa 6.11 eli ensi tiistaina. On hyvä asia, että palautteeseen pyritään reagoimaan nopeasti, vaikka luonnollisesti selvityksen tarkkuudesta on jouduttu tinkimään. On selvää, että HUSissa hanke halutaan liikkeelle mahdollisimman nopeasti.

Parannusta edelliseen on, mutta konkreettisesti on välillä vielä hyvin hankala ottaa selvää siitä, mitä tämä tarkoittaa. Ongelmana on edelleen se, että näillä ehdoilla voidaan lähteä aivan metsään, tai vain vähän vähemmän sinne päin. Tässä siis esiselvityksen tulokset sekä ensivaikutelmani siitä mitä se tarkoittaa.

Ensimmäisenä nostan esiin sen, että selvitysten jälkeen on päädytty edelleen hankinnan tekemiseen kokonaispalveluhankintana, pääosin yhdeltä toimittajalta. Kokonaispalvelu ei tässä ole ongelma vaan aiemmin mainitut ongelmat: toimittajaloukku sekä liian ison järjestelmän vaarat. Kuitenkin on otettu huomioon, että jotkin järjestelmän osat hankitaan muilta toimittajilta. Tässä Deloitten raportti on erittäin suoraviivainen: he suosittelevat, että vaikka järjestelmän isommat kokonaisuudet tilataankin valmisohjelmistona yhdeltä toimittajalta, osakokonaisuudet kannattaa kilpailuttaa mahdollisesti eri toimittajilta ja varmistaa että tämä on myös mahdollista.

Toisaalta hanketoimiston tulkinta aiheesta vaikuttaa hieman vesitetyltä:

Aikaisemman valmistelun, nyt tehdyn selvityksen taustamateriaalin sekä konsulttitoimisto
Deloitten tekemän kustannus- ja riskianalyysin tulosten perusteella on perustelua edetä
hankinnassa niin, että pyritään alueelliseen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. [2]

Hankitaan yhteinen järjestelmä. Ack. Mutta tarkoittaako tämä nyt monoliittiä vai jotain muuta?

jätetään mahdollisuus siihen, että osa toiminnallisuuksista hankintaa sovitun määräajan sisällä hankintaan liittyvänä erikseen tarjottavana kokonaisuutena. Lisäksi pidätetään oikeus pystyä tarvittaessa vaihtamaan palvelusopimuksen aikana järjestelmän osatoiminnallisuuksia kolmannen osapuolen vaihtoehtoon. [2]

Jätetään mahdollisuus. Vaikea sanoa miten tämä tulee toteutumaan.

Käsittelen riskianalyysia ja eri toimitusvaihtoehtoja kohta. Sitä ennen kuitenkin huomio. Eräs huolestuttavimmista projektidokumentaatiosta lukemistani asioista koski käyttöönottoa: ohjelman käyttöönotto halutaan tehdä ns. Big Bang- menetelmällä eli kertaluonteisella käyttöönotolla. Tämä siksi, että siinä käyttöönottokustannukset näyttävät nimellisesti pienemmiltä, koska rinnakkaista järjestelmäylläpitoa on vähän. Käytännössä etenkin isossa hankkeessa käyttöönotto väistämättä myöhästyy ja tuskin sujuu ongelmitta. Näin ollen säästö jää nimelliseksi mutta riskit kasvavat. Tätä käyttöönottosuunnitelmaa ei käsitelty jatkoselvityksessä millään tavoin. Itse olin tulkinnut asteittain tarkentuvan vaatimuksen yhdistettynä paloittaiseen toteuttamiseen koskevan myös käyttöönottoa, mutta käytännössähän se voidaan lukea vain järjestelmän kehitysprosessina. Eli kun luin uudestaan nuo vaatimukset, siellä olisi pitänyt olla rautalangasta väännettynä: järjestelmän käyttöönoton vaiheistaminen niin, että tuotantoon siirtymisen riskit on minimoitu. Tämä tulee olemaan hankkeen kompastuskivi, jos sitä ei nyt huomioida.

Edellisenhän  ei tarvitse tarkoittaa erillisten toimittajien järjestelmien ostamista ja yhteensovittamista, vaan yksinkertaisimmillaan sitä, että tilattavasta järjestelmästä otetaan ensiksi käyttöön pelkkä potilastietojärjestelmä ja, mikäli tämä onnistuu, katsotaan seuraavia osia. Näin nähdään myös ajoissa, jos järjestelmä ei vastaakaan tarpeita, on liian hankala sovittaa haluttuihin prosesseihin tai jos järjestelmätoimittajan kanssa on ongelmia. Tämän vaihtoehdon riskit ovat toki nykyjärjestelmään integroitumisessa. Se ei ole triviaalia, jos nykyiselläänkin näitä toimittajia on hankala pitää kurissa. Mutta se on vähemmän paha riski kuin havaita projektin myöhästyttyä kaksi vuotta ettei sitä saada valmiiksi koskaan.

Hanketoimiston teesit

Alla käyn läpi kolmea liitteenä ollutta dokumenttia tarkemmin, kommentoiden niitä em. huomion valossa. Postaus on pitkä kuin nälkävuosi, lukekaa omalla riskillä.

Ensin HUSin eli hankkeen ohjausryhmän kanta:

”Aikaisempaan valmisteluun ja nyt tehdyn selvityksen taustamateriaaliin ja kustannus ja riskianalyysiin pohjautuen hankkeen ohjausryhmä päätti 26.10.2012 kokouksessaan seuraavista linjauksista:

–        Hankinta tehdään lähtökohtaisesti kokonaispalveluhankintana

–        On perusteltua tavoitella sellaista hyvin toimivaa mahdollisimman laajaa palvelukokonaisuutta, joka kattaa keskeiset asiakas- ja potilastietojen ja toiminnanohjauksen käsittelyn ydintoiminnot ja tämän lisäksi siihen saumattomasti liitetyt erillistoiminnallisuudet.

–        Jos tarjolle tulevissa järjestelmäkokonaisuuksissa on sellaisia toiminnallisia ominaisuuksia tai palveluja, joiden ei katsota kustannuksiltaan tai muilta ominaisuuksiltaan vastaavan tarpeitamme, ne voidaan jättää hankinnan ulkopuolelle ja hankkia kolmannelta osapuolelta rajapinnan kautta yhteensopiva tuote.

–        Samoin jätetään mahdollisuus siihen, että osa toiminnallisuuksista hankintaa sovitun määräajan sisällä hankintaan liittyvänä erikseen tarjottavana kokonaisuutena.

–        Pidätetään oikeus pystyä tarvittaessa vaihtamaan palvelusopimuksen aikana järjestelmän osatoiminnallisuuksia kolmannen osapuolen vaihtoehtoon.

–        Hankittavan järjestelmäpalvelun tulee sisältää tarpeidemme mukaiset hyvin toimivat avoimet rajapinnat.

–        Hankintasopimuksessa tulee varautua sopimuskauden loppumiseen siirtymäkauden järjestelyillä sekä toimittajan tai toimittajakonsortion jonkin osapuolen mahdolliseen konkurssiin.” [1]

Edelleen siis lähdetään hankkimaan isoa järjestelmäkokonaisuutta. Kuitenkin jätetään auki se, että osa toiminnallisuudesta tilataan muilta toimittajilta tai liitetään tuotteeseen myöhemmin. Erityisen hyvä on se, että pidetään huoli siitä että toimittajaa voi tarvittaessa vaihtaa ja rajapinnat ovat avoimia. Nämä kaksi asiaa ovat sellaisia, jotka on kovin helppoa kirjoittaa auki ja niin helppo unohtaa. Näissä tarvitaan siis kunnolliset sopimukset, määrittelyt, sanktiot ja vahva ohjaus, rajapintojen suhteen mm. niin että niitä ei saa muuttaa ilman tilaajan suostumusta.

Hanketoimisto muistaa myös kertoa kauniita ajatuksia siitä, mitä kaikkea järjestelmä voisi tehdä:

”Järjestelmä tukee ammattilaisen työtä esimerkiksi sokeritautipotilaan vastaanotolla tarkastamalla hoidon laatuun vaikuttavia seuraavia tekijöitä kuten onko potilaalla suosituksen mukainen lääkitys, onko tarpeelliset laboratoriokokeet otettu ja ovatko muut tarpeelliset tutkimukset esimerkiksi silmänpohjavalokuvaus tehty. Lääkemääräyksiä tehtäessä päätöksenteon tuki tarkastaa ovatko lääkityksen edellyttämät laboratoriokokeet määrätty ja onko laboratoriotuloksissa riskisarvoja lääkitykseen suhteen” [1]

Hienoa. Käytännössä kuitenkin se, mitä pitää tehdä, on ensin hoitaa edes perusjärjestelmä toimivaksi. On aivan turhaa lähteä tekemään hoitoa tukevia muistutuksia, jos potilaan tietojen kirjaus on niin kömpelöä, että paperilla se tapahtuisi nopeammin. Nämä mukavat asiat tulevat sen jälkeen. Ensisijaisesti tulisikin saada käyttöön järjestelmä, joka tekisi sen mitä nykyjärjestelmät mutta paremmin  ja tiedon siirtämisen tarpeet huomioonottaen. Sen jälkeen katsotaan hoitoa tukevia muistutuksia ja sähköistä asiointia.

Katsaus naapurimaiden tilanteeseen

Hanketoimiston paperi on myös mielenkiintoinen katsaus lähinaapureidemme asioihin.

”Virossa, Ruotsissa ja Tanskassa selkeänä etuna järjestelmien kehitykselle on ollut kyky muodostaa, toteuttaa ja ylläpitää kansallista eHealth strategiaa, jonka lähtökohtana ovat olleet tiedonvälitys ja standardit.” [1]

Onko Suomessa tätä? KanTa-hanke kyllä, rajapintamääritysyrityksiä myös. Mutta kuten minua paremmin aiheesta selvillä olevat kommentoivat sosiaalisessa mediassa, meilläkin tulee päästä siihen pisteeseen että tarvittavat standardit ja prosessit on määritelty. Se että olemme myöhässä ei ole tekosyy jättää niitä tekemättä.

Esimerkkinä Ruotsin kansallinen eHealth-strategia:

”Kansallinen eHealth strategia julkaistiin 2006 (päivitetty versio

6/2010). Sen tavoitteita ovat:

1. Yhdenmukaistaa lakeja ja määräyksiä mahdollistamaan it:n käytön lisäämisen

2. Luoda kansallinen tietoarkkitehtuuri

3. Luoda kansallinen järjestelmäarkkitehtuuri

4. Kannustaa it-järjestelmien yhteensopivuuteen ja tiedonvälitykseen

5. Kannustaa organisaatiorajat ylittävään tiedon saatavuuteen

6. Luoda kansalaisille helppo saatavuus tietoon ja palveluihin” [1]

Järjestelmäratkaisuja mainitaan selvityksessä nimeltä pari. Tanskassa ja Ruotsissa Cambio on monessa paikassa yleisin. Jos lähdetään ostamaan yhtä järjestelmää, kallistuisin ehdottomasti lähiseudun järjestemän pariin enkä amerikkalaiseen, vakuutusperustaista terveydenhoitoa tukevaan ohjelmistoon.

Englannin potilastietojärjestelmähankkeissa viitataan erityisesti iSoft Lorenzo-järjestelmään. Raportissa keskityttiin hieman erikoisesti korostamaan, että projektissa lähdettiin tekemään tyhjästä Intiassa järjestelmää. (Kuulemma koodin heikko laatu yllätti kaikki osapuolet. Kukapa olisi arvannut?) Sen sijaan projektin lähtökohdan suurinta ongelmaa: liian suuret suunnitelmat, ei mainittu tässä kohdassa. Toisen brittien hankkiman, valmiin järjestelmän (Cerner Millenniumin) ongelmat jätettiin tässä mainitsematta.

Erityisesti Englantia koskevasta kohdasta toivoisin hanketyöryhmän kiinnittävän huomiota seuraavaan:

Käyttöönotoissa on tyypillisesti ensin on otettu käyttöön kaikille yhteiset osiot, kuten varsinainen potilastietokanta ja siihen liittyvät toiminnot, seuraavassa vaiheessa sairaalan erillisjärjestelmiä (voivat olla myös optioina myöhemmin hankittavia) ja kolmannessa vaiheessa perusterveydenhuollon osuuksia. [1]

Erilaisten toteutusvaihtoehtojen analyysi

Deloitte analysoi seuraavia vaihtoehtoja:

1. Järjestelmän hankkiminen kattavana kokonaisuutena
2. Erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen järjestelmien hankkiminen omina kokonaisuuksinaan
3. Ydinjärjestelmä ja sitä täydentävät erillisjärjestelmät
4. Järjestelmän rakentaminen itse

Kuten jo aiemmin totesin, käyttöönottoa ei tässä valitettavasti analysoitu.
Tavasta 2 todetaan seuraavaa:

Erillisten osajärjestelmäpalveluiden hankinnan kautta hanke voitaisiin jakaa pienempiin ja helpommin hallittaviin kokonaisuuksiin. Yksittäisen palvelutoimittajan asema ei myöskään muodostu yhtä vahvaksi tilaajaan nähden kuin kattavan kokonaisuuden mallissa. Erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen välillä on kuitenkin paljon yhteisiä toiminnallisia osia, tietoja ja tiedonsiirtotarpeita. Ne edellyttävät tiivistä yhteistyötä ja kokonaisohjausta osajärjestelmien toteuttamiseksi, ja riskinä on ettei täydellistä integraatiota saada tehdyksi. [1]

Kiinnittäisin tässä huomiota kohtaan ”edellyttävät tiivistä yhteistyötä ja kokonaisohjausta osajärjestelmien toteuttamiseksi”. Tämä vaatii tilaajalta sekä vahvaa teknistä, projektinhallinta- että integraatio-osaamista (sisältä tai ostettuna) ja vahvoja sopimuksia. Nykyisellään toimittajat pahimmillaan voivat kieltäytyä yhteistyöstä tai muuten haitata integraatioprosessia ilman sanktioita. (Niille jotka odottavat tässä kohdassa lähdeviitettä: perustuu vahvoihin huhupuheisiin.)

Tarkemmasta riskianalyysistä

Suositukset
Edellisten näkökohtien perusteella neuvottelut kannattaa käynnistää laajasta kokonaisuudesta mutta tehdä hankinta siten, että ydinjärjestelmäpalvelun toiminnallisuutta voidaan täydentää tarvittavilta osin erillisillä, ydinjärjestelmään integroiduilla
erillisjärjestelmillä jotka voidaan tarvittaessa kilpailuttaa ja hankkia eri toimittajilta. Myös tuotteiden tai toimittajien vaihtomahdollisuus tarvittaessa tulee pyrkiä säilyttämään. [3]

Kuulostaa järkevältä. Tässä se, miten asia toteutetaan tulee olemaan kriittistä. Vaihtomahdollisuuden tulee olla aito ja sen hankaloittamisen tulee aiheuttaa sanktio.

Osa erikseen hankittavista osajärjestelmistä voi olla valmiiseen tuotteeseen perustuvia,
osa erikseen ohjelmoitavia uusia palveluita. Uusista palveluista voi syntyä myös uusia
tuotteita tämän alueen tietojärjestelmien markkinoille kansallisesti tai kansainvälisesti.
Riippumatta valittavasta hankintavaihtoehdosta hanketta ohjaavan tilaajaorganisaation
tulee olla koko hankkeen ajan vahvassa roolissa toteutuksen ohjauksessa, ja sillä tulee
olla jatkuvuus myös tuotannon aikaiseen tilaajaorganisaatioon.

Kehittämisessä tulee huomioida myös Apotti-järjestelmän elinkaaren aikana tapahtuva
sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muun julkishallinnon järjestämistapojen muutokset sekä
tietojärjestelmäarkkitehtuurien kehitys kansallisella ja eurooppalaisella tasolla, joka kulkee
kohti vahvempaa potilas- ja asiakaskeskeisyyttä ja asiakkaan sähköisiä palveluita sekä laajempaa eri osapuolien järjestelmien yhteentoimivuutta. [3]

Parempaa. Tätä ei kovin huolella tosin huomioitu kokouksen liitteessä 3 (hanketoimiston selvitys [2]). Toivottavasti tätä kappaletta on tutkittu siellä tarkkaan.

Kustannuksia ei arvioitu tarkkaan. Toisaalta tällä epämääräisyysasteella se olisikin hankalaa. Selvitys on tehty nopealla aikataululla ja siinä myönnetäänkin, että käytössä oleva informaatio on ollut rajattua ja esim. riskeistä on käsitelty vain keskeisimmät.

Näyttää siltä että edelleen ollaan ajautumassa ns. lypsymalliin vaihtoehdosta riippumatta, eli luvataan jotain tietyllä hinnalla ja kaikki siitäeteenpäin maksaa. Olen niin kyyninen etten jaksa välittää – tärkeintä olisi, että hinta ei paukkuisi ihan liikaa (se joka tapauksessa venyy), että toimitusaika pysyisi hallinnassa ja että softa olisi käytettävä. Ja että se olisi joskus käytössä.

Kaikissa vaihtoehdoissa on havaittu, että olennaista on että langat pysyvät tiukasti tilaajan käsissä. Vaihtoehdossa yksi tätä ei todettu niin suuresti tarpeelliseksi, mistä en ole ihan vakuuttunut.

Deloitten lopullinen kannanotto tiivistyy seuraavasti:

Hankinnat kannattaa toteuttaa tarkastellun vaihtoehdon 3 mukaisella, myös tiettyjä
vaihtoehdon 1 piirteitä sisältävällä tavalla.

—

Neuvottelut kannattaa siis käynnistää laajasta kokonaisuudesta mutta tehdä hankinta
siten, että ensi vaiheessa hankitaan neuvottelujen perusteella tarkoituksenmukaiseksi
osoittautuva kokonaisuus, jonka toiminnallisuutta täydennetään tarvittavilta osin erillisillä,
ydinjärjestelmään integroiduilla erillisjärjestelmillä tai lisäpalveluilla. Näitä voidaan hankkia
joko samalta toimittajalta tai konsortiolta lisähankintoina, tai kilpailuttaa ja hankkia eri
toimittajilta. Myös tuotteiden tai toimittajien vaihtomahdollisuus tarvittaessa tulee pyrkiä
säilyttämään.

—

Riippumatta valittavasta hankintavaihtoehdosta hanketta ohjaavan tilaajaorganisaation
(tällä hetkellä Apotti-hanketoimisto) tulee olla koko hankkeen ajan vahvassa roolissa
toteutuksen ohjauksessa, ja sillä tulee olla jatkumo myös tuotannon aikaiseen
tilaajaorganisaatioon (esimerkiksi osallistujakuntien omistama yhtiö). Mikäli yhden
toimittajakonsortion kokonaispalvelun sijasta hankinta tehdään useammalta toisistaan
riippumattomalta toimittajalta, tilaajaorganisaation vastuu kokonaisuuden
yhteensopivuudesta kasvaa ja tämän tulee heijastua myös organisaation resursointiin ja
osaamisiin. [3]

Deloitten teksti on asiaa. Kysymys kuuluu, toteutuuko tämä? Tämän lisäksi käyttöönotto on vielä suuri kysymysmerkki. Palaan taas lempiaiheeseeni luottamukseen: jotta hankkeelle voitaisiin avata avoin piikki (ja tätä on turha kaunistella millään kuvitteellisilla maksimiarvioilla), täytyy luottaa siihen, että hankkeella olisi edes jonkinlainen onnistumisen mahdollisuus.

[1] Lausunto sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelun hankintailmoituksesta ja pyynnöstä osallistumishakemusten jättämisestä

[2] Hanketoimiston selvitys 29102012

[3] Apotti-järjestelmähankinnan vaihtoehtojen kustannusvaikutukset ja riskit 30102012 (Deloitten selvitys)